A Gazdálkodási Főosztályt az elnök közvetlen irányításával a gazdasági vezető vezeti, aki egyben a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ gazdasági szervezetének vezetője, gazdasági ügyekben az elnök helyettese.
A Gazdálkodási Főosztály a tankerületek gazdálkodási, üzemeltetési és beszerzési feladatokat ellátó szervezeti egységeivel együttesen alkotja az Intézményfenntartó Központ egységes gazdasági szervezetét.
A Gazdálkodási Főosztály a gazdasági vezető vezetésével az Intézményfenntartó Központ belső irányítási eszközében foglaltak szerint ellátja, a tankerületek tekintetében irányítja az Intézményfenntartó Központ költségvetési gazdálkodási, pénzügyi, számviteli, vagyongazdálkodási, beszerzési, közbeszerzési, informatikai és egyes fejlesztési feladatait.
A Gazdálkodási Főosztály az Intézményfenntartó Központ egységes jogalkalmazó tevékenysége és működése érdekében szakmai iránymutatást nyújt a tankerületek gazdálkodási, beszerzési, informatikai tevékenységéhez, ennek keretében felelős a belső irányítási eszközök elkészítéséért, karbantartásáért, valamint az érintettekkel történő megismertetéséért.
Gazdasági vezető feladatai:
A gazdasági vezető a feladatait az elnök közvetlen vezetése és ellenőrzése mellett látja el.
A gazdasági vezető ellátja az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben (a továbbiakban: Áht.) és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ávr.), valamint az egyéb, a költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos jogszabályokban meghatározott feladatokat, irányítja és ellenőrzi az Intézményfenntartó Központ egységes gazdasági szervezetét, amelynek keretében felelős
a) az Intézményfenntartó Központ pénzügyi-gazdálkodási feladatainak, ezen belül
1. a költségvetés tervezési, végrehajtási, beszámolási, könyvvezetési és ellenőrzési, valamint
2. a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, az Intézményfenntartó Központ hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítással, -átcsoportosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, beszerzéssel, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerő-gazdálkodással, a készpénzkezeléssel kapcsolatos feladatok jogszabályoknak megfelelő ellátásáért,
b) a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a pénzügyi, számviteli rend betartásáért,
c) a szolgáltatott adatok valódiságáért, azok számviteli nyilvántartásokkal való szakmai és tartalmi egyezőségéért.
(2) A gazdasági vezető felel azért, hogy az Intézményfenntartó Központ hivatali szervezete és a köznevelési intézmények működéséhez szükséges költségvetés külön-külön kerüljön megtervezésre. A köznevelési intézményi költségvetésen belül intézményenként kell megtervezni a feladatellátáshoz rendelkezésre álló fedezetet.
(3) A gazdasági vezető gondoskodik arról, hogy a köznevelési intézmény vezetője ismerje a feladatai ellátásához rendelkezésére álló összeget.
A Gazdálkodási Főosztály négy osztályra tagozódik:
1. Pénzügyi Osztály,
2. Számviteli Osztály,
3. Vagyongazdálkodási, Üzemeltetési és Informatikai Osztály,
4. Beszerzési, Közbeszerzési és Fejlesztési Osztály.
1. Pénzügyi Osztály feladatai:
A Pénzügyi Osztály a központi szerv szervezeti egységei bevonásával ellátja, a tankerületek tekintetében irányítja az Intézményfenntartó Központ költségvetési gazdálkodási, valamint pénzügyi tevékenységét, ennek keretében gondoskodik az alábbi feladatok ellátásáról és irányításáról:
1. az Intézményfenntartó Központ költségvetésének tervezése,
2. a költségkeretek kialakítása szervezeti egységekre és feladatokra,
3. a költségkeretek kialakítását, a felhasználások nyilvántartását és a folyamatba épített ellenőrzéseket, valamint a kapcsolódó adatszolgáltatásokat támogató gazdasági informatikai rendszer országos szinten történő egységes, naprakész használata,
4. az előirányzatok nyilvántartása és a módosítások kezelése, valamint az ezzel összefüggő adatszolgáltatások teljesítése,
5. az Intézményfenntartó Központ likviditási tervének elkészítése és folyamatos aktualizálása,
6. a pénzügyi ellenjegyzés és keretellenőrzés,
7. a kötelezettségvállalások és szerződések naprakész nyilvántartása,
8. az utalványozás és a kifizetések végrehajtása,
9. az ellátmányok biztosítása és elszámoltatások,
10. a banki, házipénztár és pénzkezelő helyi pénzforgalom lebonyolítása,
11. a vevők analitikus nyilvántartása,
12. a kimenő számlák készítése és kezelése,
13. a határidőn túli kintlévőségek kezelése,
14. az adókötelezettség teljesítése, az ezzel összefüggő ügyintézés, adatszolgáltatás és koordináció,
15. kapcsolattartás az adóhatósággal és a MÁK-kal,
16. a foglalkoztatottakat megillető cafetéria-juttatások megrendelése, havi feladás az illetményszámfejtő hely részére,
17. a munkába járás munkáltatói hozzájárulásával kapcsolatos nyilvántartások vezetése,
18. az illetménygazdálkodással kapcsolatos nyilvántartások vezetése, ideértve az uniós források terhére alkalmazott dolgozókkal kapcsolatos nyilvántartásokat is,
19. bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása,
20. a nem rendszeres és külső személyi juttatások számfejtése, utalása, a kapcsolódó adatszolgáltatások teljesítése,
21. adatszolgáltatás a költségvetési beszámolóhoz,
22. közreműködés a költségvetési beszámoló elkészítésében,
23. javaslatok kidolgozása az Intézményfenntartó Központ stratégiai célkitűzéseinek megvalósításához szükséges pénzügyi, költségvetés tervezési és gazdálkodási tevékenységek fejlesztésére.
2. Számviteli Osztály feladatai:
A Számviteli Osztály a központi szerv szervezeti egységei bevonásával ellátja, a tankerületek tekintetében irányítja az Intézményfenntartó Központ számviteli tevékenységét, ennek keretében gondoskodik
a) a számviteli politika, a számlarend és a törvényben előírt egyéb kötelezettségek szabályozásáról, ennek megfelelően az Intézményfenntartó Központ gazdasági eseményeinek teljes körű könyveléséről,
b) az időszaki könyvviteli zárlatok szervezéséről és végrehajtásáról, a beszámolók összeállításáról,
c) a szállítói számlák ellenőrzéséről, érvényesítéséről,
d) a szállítói folyószámlák kezeléséről,
e) az immateriális javak, tárgyi eszközök és beruházások egyedi analitikus nyilvántartásáról, az eszközök állományában bekövetkezett változások kezeléséről,
f ) a készletek analitikus nyilvántartásáról,
g) a nem rendszeres személyi juttatások könyveléséről.
3. Vagyongazdálkodási, Üzemeltetési és Informatikai Osztály feladatai:
A Vagyongazdálkodási, Üzemeltetési és Informatikai Osztály az Intézményfenntartó Központ belső irányítási eszközében foglaltak szerint
a) ellátja, a tankerületek tekintetében irányítja a vagyongazdálkodással, műszaki üzemeltetéssel összefüggő feladatokat, ennek keretében javaslatokat dolgoz ki az Intézményfenntartó Központ stratégiai elképzeléseinek megvalósításához szükséges vagyongazdálkodási és üzemeltetési feltételek kialakítására és folyamatos fejlesztésére, valamint gondoskodik
aa) a beruházástervezési és -kivitelezési,
ab) a vagyongazdálkodási,
ac) a vagyon-nyilvántartási,
ad) az üzemeltetésre és fenntartásra vonatkozó tervezési és végrehajtási,
ae) az ellenőrzési, nyomonkövetési, kiértékelési és
af ) az egységes vezetői információs rendszer részeként az adatszolgáltatási feladatok ellátásáról és irányításáról,
b) javaslatokat dolgoz ki az Intézményfenntartó Központ stratégiai célkitűzéseinek megvalósításához szükséges informatikai támogatás kialakítására és folyamatos fejlesztésére, valamint gondoskodik
ba) az informatikai tevékenységek és szolgáltatások fejlesztésének tervezéséről, szervezéséről,
bb) az informatikai fejlesztések megvalósításáról és üzembe helyezéséről,
bc) az üzemszerű működtetéséhez és használathoz szükséges feltételek rendelkezésre állásáról,
bd) az Intézményfenntartó Központ szakmai és funkcionális feladatellátás informatikai támogatási szintjének nyomon követéséről és kiértékeléséről.
4. A Beszerzési, Közbeszerzési és Fejlesztési Osztály feladatai:
A Beszerzési, Közbeszerzési és Fejlesztési Osztály az Intézményfenntartó Központ belső irányítási eszközében foglaltak szerint ellátja, a tankerületek tekintetében irányítja
a) a beszerzéssel, közbeszerzéssel összefüggő feladatokat, ennek keretében javaslatokat dolgoz ki az Intézményfenntartó Központ stratégiai célkitűzéseinek megvalósításához szükséges építési beruházás, áru és szolgáltatásbeszerzési tevékenységek folyamatos fejlesztésére, a szakmai és funkcionális feladatellátás hatékonyságát legjobban támogató beszerzési stratégiákra, valamint gondoskodik a beszerzési, közbeszerzési eljárások
aa) tervezésével kapcsolatos feladatok ellátásáról,
ab) előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatos feladatok ellátásáról,
ac) ellenőrzési, nyomonkövetési, kiértékelési és – az egységes vezetői információs rendszer részeként – adatszolgáltatási feladatainak ellátásáról,
ad) során keletkezett dokumentumok megfelelő kezeléséről és megőrzéséről,
b) az Intézményfenntartó Központ költségvetési támogatásból megvalósuló fejlesztéseinek a megvalósítását, ennek keretében
ba) részt vesz az Intézményfenntartó Központ koncepcionális, stratégiai elképzeléseinek kialakításában,
bb) közreműködik a fejlesztési tervek végrehajtásában,
bc) kidolgozza az Intézményfenntartó Központ kezelésébe kerülő, költségvetési támogatásból megvalósuló támogatási programokat, és gondoskodik azok lebonyolításáról, nyomon követi és értékeli a fejlesztések eredményét,
bd) kidolgozza a fejlesztések informatikai nyilvántartási rendszere szakmai tartalmát, valamint monitorozza a nyilvántartás vezetését,
be) koordinálja az Intézményfenntartó Központ által kiírni tervezett új pályázatok tervezését, kiírását, a kapcsolódó pályázati útmutatók elkészítését,
bf) a felügyelete alatt megvalósuló projektek státuszáról és a célkitűzések elérését befolyásoló, vezetői intézkedést igénylő kérdésekről rendszeresen aktualizált nyilvántartást vezet, összefoglalót készít, ennek keretében javaslatokat dolgoz ki, és kezdeményezi a szükséges döntések, intézkedések meghozatalát.